Haushaltsbuch führen – Elementarer Bestandteil persönlicher Finanzplanung

Bevor Du Excel startest und mit der Haushaltsbuchführung loslegst: Ein Haushaltsbuch wird für die Buchführung eines Privathaushalts verwendet. Dabei werden im Haushaltsbuch sowohl Einnahmen als auch Ausgaben eingetragen und strukturiert gegenübergestellt. Damit dient das Haushaltsbuch der privaten Budgetierung und Finanzplanung. Das Führen von Haushaltsbüchern ist allerdings kein neuer Trend. Schon früher wurden Haushaltsbücher analog auf Papier geführt. Heute haben sich vor allem digitale Haushaltsbücher durchgesetzt. Inzwischen basieren digitale Haushaltsbücher daher meist auf Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel, diversen Apps oder anderer Software.

Warum es sich lohnt ein Haushaltsbuch zu führen

Übersicht über Einnahmen und Ausgaben

Wenn mich jemand fragt, warum ein Haushaltsbuch die Arbeit wert ist, dann steht für mich zunächst die Notwendigkeit im Vordergrund die eigene Finanzsituation überhaupt erst einschätzen zu können. Ein Haushaltsbuch bildet somit das Fundament für gesunde persönliche Finanzen. Ohne eine aktive Haushaltsplanung ist eine Übersicht über die eigenen Finanzen beziehungsweise Einnahmen- und Ausgabensituation nur schwer möglich. Daher halte ich die regelmäßige Pflege eines Haushaltsbuches für einen elementaren Bestandteil Deiner persönlichen Finanzplanung. Vielen Menschen ist ihre Finanzsituation nicht bewusst und daher können sie auch gar nichts ändern. Hier kann ein Haushaltsbuch als Entscheidungsgrundlage dienen, um Deine persönliche Finanzsituation zu verbessern und fortlaufend zu überwachen. Mit einem Haushaltsbuch fängt also auch der Weg zur finanziellen Freiheit an. Aus meiner Sicht sollte das Führen eines Haushaltbuches auch bereits in der Schule als finanzielle Lebensgrundlage verpflichtend gelehrt werden.

Ausgabenkontrolle und Anreiz zu bewussterem Konsum

Durch das aktive Beschäftigen mit den persönlichen Ausgaben, rückt auch ein bewussterer Umgang mit dem eigenen Konsum in den Vordergrund. Denn durch das Führen eines Haushaltsbuches muss Du Dich unweigerlich mit Deinem eigenen Konsumverhalten fortlaufend auseinandersetzen. Das mag für manche Erstbuchhalter zunächst schmerzhaft sein. Allerdings führt die monetäre Auseinandersetzung mit dem eigenen Konsum meist dazu, dass das Konsumverhalten zumindest überdacht und optimiert wird. Ich spreche hier nicht davon, dass alle Spaßausgaben zu kürzen sind – es geht vielmehr um die Balance und darum nicht über den eigenen Verhältnissen zu leben und somit unabhängiger zu werden. Wie Du durch bewussteren Konsum freier und glücklicher wirst kannst du auch in dem Buch Mein Konsumtagebuch nachlesen.

Anreiz für Investments und Einkommenssteigerungen

Wenn Du nicht über Deinen Verhältnissen lebst (Deine Einnahmen sollten hierfür regelmäßig größer als Deine Ausgaben sein), sollte damit genug übrigbleiben, um den Überschuss dann zu investieren. Die Führung eines Haushaltsbuches kann dazu beitragen, dass Du nicht nur Deinen Konsum fortlaufend überdenkst, sondern auch zu aktiven Ersparnissen führen, welche Du dann wiederum investieren kannst. Das ist der wichtigste Schritt, um Dich auf den Weg zur finanziellen Freiheit zu begeben. Ob diese Investments Dich selber und Deine Ausbildung oder den Kapitalmarkt betreffen ist an dieser Stelle nachrangig. Es geht zunächst nur darum, dass Du Dir durch einen fortlaufenden Überschuss Optionen im Leben schaffst. Damit sorgt die Führung eines Haushaltsbuches auch dafür, dass Du Dich aktiver um die Steigerung Deines Einkommens kümmerst oder Dir zumindest über weitere Einkommensquellen Gedanken machst.

Worauf solltest Du beim Haushaltsbuch achten?

Ausgaben und Einnahmen zeitnah und wahrheitsgemäß eintragen

Damit die Haushaltsbuchführung ein Erfolg wird und Dich nicht auf die falsche Fährt lockt, solltest Du Deine Einnahmen und Ausgaben wahrheitsgemäß und möglichst zeitnah eintragen. Vielfach kannst Du Dich sonst womöglich nicht mehr an alle Ausgaben erinnern oder Dir fehlen die Belege (insbesondere bei Bargeldtransaktionen). Dies erschwert dann zusätzlich die Buchführung und führt womöglich auch zu falschen Annahmen. Hier hilft tatsächlich auch, wenn Du eher versuchst mit Karte zu zahlen. Denn dann kannst Du den Zahlungspartner meist ohne Probleme zuordnen, auch wenn immer noch viele (meist ältere) Menschen aus Transparenzgründen auf Bargeld schwören. Dieser Hang zu Bargeld resultiert aber aus meiner Sicht aus einer Kontrollillusion, weil Bargeld etwas Dingliches ist. Die Wahrheit ist, dass Kartenumsätze eigentliche viel mehr Transparenz bringen – sofern ein Haushaltsbuch geführt wird.

Fixe von variablen Ausgaben unterscheiden und richtig trennen

Die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Ausgaben und das Verständnis des Unterschieds ist zwingend notwendig für eine erfolgreiche Haushaltsbuchführung. Fixe Ausgaben sind solche Ausgaben, die Dir regelmäßig (meist monatlich) anfallen und welche Du nicht oder nur schwer beeinflussen kannst. Dazu zählen beispielsweise Ausgaben für Miete, Nebenkosten, Strom, Monatstickets, Telefon und Internet oder auch kleinere Verträge wie etwa für Netflix oder sonstige Dienstleistungen im Abo-Modell. Damit resultieren solche fixen Ausgaben aus längerfristigen Vertragsverhältnissen, die oft nicht sofort kündbar sind. Da Du fixe Ausgaben nur schwer kurzfristig beeinflussen kannst, solltest Du versuchen den Anteil an Deinen Gesamtausgaben so gering wie möglich zu halten. Variable Ausgaben hingegen sind alle anderen Ausgaben, die Du aktiv kontrollieren kannst. Beispiele hierfür sind etwa Lebensmittel oder Bewirtungen aber auch Benzinkosten.

Planungsfunktion verstehen und Fortschreibung nutzen

Monatlich wiederkehrende fixe Ausgaben kannst Du für das gesamte Jahr bereits fortschreiben oder vorausfüllen und damit antizipieren. Du musst hier also nicht auf die tatsächlichen Ausgaben warten bis diese auf Deinem Kontoauszug auftauchen. Diese Fortschreibung dient der Haushaltsplanung und kann auch auf weitere Positionen im Haushaltsbuch übertragen werden. Du solltest überlegen, ob es für Dich sinnvoll ist auch Annahmen über Deine zukünftigen Einnahmen zu treffen. Wenn dann die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben bekannt sind, kannst Du Deine vorherigen Annahmen überschreiben und zusätzlich überprüfen, ob Deine Annahme richtig war. Das Planen mit Hilfe von fortgeschriebenen Annahmen und die darauffolgende Überprüfung von Planung und Ist fördert dabei auch die Fähigkeit Deine eigenen Finanzen besser einschätzen zu können.

Überschüsse oder Fehlbeträge frühzeitig erkennen

Durch die Führung eines Haushaltsbuches und Planung oder Fortschreibung, kannst Du bereits frühzeitig Überschüsse oder Fehlbeträge identifizieren und somit auch Trends besser erkennen. Ziel ist es, dass Du langfristig Monatsüberschüsse generierst, damit Du den zuvor angesprochenen finanziellen Handlungsspielraum für weitere Investitionsentscheidungen erhältst. Sofern Fehlbeträge erkennbar sind, kannst Du Gegenmaßnahmen einleiten wie etwa Ausgaben im Freizeitbereich reduzieren oder Einkommenssteigerungen generieren wie etwa durch Mehrarbeit. Es fühlt sich gut an, zu wissen, was in Zukunft passieren könnte, um nicht finanziell negativ überrascht zu werden.

Notgroschen als eiserne Cash-Reserve für Notfälle verstehen

Finanzielle Notsituationen wie etwa durch Unfälle, elementare Schäden, Kriminaldelikte oder auch Arbeitslosigkeit sind nur schwer oder sogar unmöglich vorhersehbar. Daher solltest Du hierfür eine eiserne Cash-Reserve auf Deinem Girokonto halten. Diese finanzielle Reserve ist auch als „Notgroschen“ bekannt. Der Zweck hierfür ist es, dass Du kurzfristig in der Lage sein solltest finanzielle Engpässe zu überbrücken (bis Normalität einkehrt). Basierend auf Deiner Ausgabensituation solltest Du nach herrschender Meinung zwischen drei und sechs Monatsausgaben zurücklegen. Die Wahrheit ist: Es gibt hier kein richtig oder falsch. Dies kann immer nur eine Indikation sein. Die Höhe der eisernen Reserve ist höchst individuell, da auch die Einnahmen- und Ausgabensituation sehr unterschiedlich ist. Wir folgen einem vereinfachten Ansatz mit einem Faktor von 2,5 Deiner Monatseinnahmen.

Analoges vs. digitales Haushaltsbuch

Nach unserem Empfinden ist ein digitales Haushaltsbuch klar im Vorteil: Du bist flexibler und Fehlerkorrekturen fallen einfacher. Mit digitalen Haushaltsbüchern ist es auch möglich zu planen und Trends zu antizipieren. Dies ist bei analog geführten Haushaltsbüchern deutlich schwieriger. Der Aufwand für die digitale Variante ist, wenn einmal die Einrichtung vollzogen wurde und die Arbeitsprozesse klar sind, viel geringer als für die analoge Variante. Zusätzlich bietet die digitale Haushaltsbuchführung oft auch die Möglichkeit für systematische Auswertungen über Diagramme und hilfreiche Darstellungen. Dies vereinfacht die Analyse der persönlichen Finanzen und sorgt für etwas mehr Spaß und Gamification bei diesem sonst sehr trockenen Thema. Nichts desto trotz gilt auch hier: „Never touch a running system“. Solltest Du bereits ein analoges Haushaltsbuch erfolgreich führen, kannst Du dies hier eher als eine Handlungsoption sehen – mehr nicht.

Vermeidbare Fehler der Haushaltsbuchführung

Unregelmäßige Pflege und frühzeitiges Aufgeben

Der häufigste Fehler ist neben der unregelmäßigen Pflege die vorzeitige Aufgabe der Haushaltsbuchführung. Du solltest Dir selber das Ziel setzen, das Haushaltsbuch zumindest für einen vorher definierten festen Zeitraum testweise diszipliniert zu führen und daran auch wirklich festzuhalten. Die positiven Effekte aus dem Führen eines Haushaltbuches zeigen sich vor allem langfristig. Daher gilt es zu vermeiden, dass Du frühzeitig aufgibst und diese positiven Effekte dann verpasst. Setze Dir daher langfristige Ziele, für deren Messung ein Haushaltsbuch notwendig ist. Dadurch hältst Du langfristig eher an der Buchführung fest.

Fixe Ausgaben übersehen und Ausgaben falsch kategorisieren

Ein weiterer Fehler ist, dass Du mögliche fixe Ausgaben nicht als solche verstehst. Gehe daher regelmäßig alle Deine wiederkehrenden Ausgaben durch und frage Dich ob hier ein Vertragsverhältnis vorliegt, welches Du nicht so einfach kündigen kannst und damit als „fix“ gilt. Auch leichtere Abo-Modelle, die Du zwar monatlich kündigen kannst, solltest Du hier als fixe Ausgaben einstufen. Weiter noch kann Dich eine falsche Kategorisierung Deiner Ausgaben verwirren. Dann verfehlt Dein Haushaltsbuch den eigentlichen Zweck: Transparenz Deiner Finanzen schaffen.

Unrealistische Annahmen und falsche Entscheidungsgrundlage

Die Planungsfunktion ist ein starker Helfer, um Trends frühzeitig zu erkennen und proaktiv Gegenmaßnahmen einzuleiten – sofern notwendig. Wenn diese Annahmen aber unrealistisch und damit falsch sind, kann die Fortschreibung von Einnahmen und Ausgaben zu falschen Rückschlüssen führen und damit auch zu falschen Maßnahmen Deinerseits. Daher solltest Du insbesondere bei den Einnahmen eher konservativere Annahmen treffen (Dich also eher schlechter als besserstellen). Damit baust Du Dir zusätzlich zu Deinem Notgroschen stille Reserven auf und basierst Deine finanziellen Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis.

Unsere Excel-Vorlage für Dein Haushaltsbuch

Wir halten fest: Ein Haushaltsbuch zu führen hat eigentlich nur Vorteile. Neben der besseren Übersicht über Deine Einnahmen und Ausgaben motiviert Dich die Haushaltsbuchführung auch zu bewussterem Konsum, potentiellen Einkommenssteigerungen oder der Suche nach weiteren Einkommensquellen, Investieren von Überschüssen (nicht nur am Kapitalmarkt, sondern auch in Dein Humankapital) und fördert Deine Fähigkeit Finanzen einschätzen zu können. Der größte Fehler ist daher auch unserer Ansicht nach niemals anzufangen ein Haushaltsbuch zu führen. Wenn Du jetzt heiß darauf bist endlich in die Tasten zu hauen, haben wir nicht nur alles richtig gemacht, sondern können Dir auch eine kostenlose Excel-Vorlage mit Dashboard zur Analyse in Kombination mit unserem Newsletter anbieten. Gerne kannst Du uns auch Feedback zu unserem Haushaltsbuch senden, damit wir die Excel-Vorlage regelmäßig verbessern können. Na dann, auf die Tasten, fertig, los!